Ressources informatiques et techniques

Pourquoi déposer ma thèse au format électronique ?

Depuis l'arrêté ministériel du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou travaux présentés en soutenance en vue du doctorat, les thèses, qui sont soumises en France au Dépôt national, peuvent être déposées sous forme électronique aussi bien que sur support papier. Certaines universités ont choisi d'arrêter de recevoir des thèses papier, et de passer à la thèse électronique obligatoire pour tous les doctorants.
C'est également le cas de l'université Paris-Ouest depuis le début de l'année 2014, en raison des nombreux avantages fournis par ce support :
  • effectué avant la soutenance, le dépôt de la thèse au format électronique remplace les trois exemplaires papier auparavant réclamés par la bibliothèque universitaire (NB : cette procédure ne remplace pas les exemplaires à éventuellement imprimer pour chaque membre du jury de soutenance) ;
  • la diffusion sur internet (immédiate ou après un délai d'embargo librement définissable) vous permet de favoriser l'accès aux fruits de la recherche scientifique, conformément aux recommandations de la Commission Européenne, et de faire connaître votre travail plus largement : les thèses immédiatement disponibles sur la toile ont beaucoup plus de chance d'être lues et donc citées dans d'autres travaux scientifiques ;
  • les logiciels de détection du plagiat étant basés sur l'exploration du Web, la protection de votre travail est mieux assurée, et un éventuel plagiaire prend plus de risque à plagier un document librement accessible sur un portail institutionnel, et visible par tous, qu'un document en accès restreint ;
  • le doctorant reste libre de choisir entre une diffusion sur Internet (via le portail documentaire du SCD et le portail national des thèses), ou limitée à l'intranet de l'université (NB : à l'exception des thèses déclarées confidentielles par le jury de soutenance, toutes les thèses doivent obligatoirement être mises à la disposition des usagers qui en feraient la demande, au moins en consultation sur place - ou à distance sur authentification, pour les membres de l'université uniquement) ;
  • le dépôt électronique des thèses favorise enfin la réduction de consommation de papier et s'inscrit dans une démarche de développement durable.
Retour en haut de page

Quel logiciel de traitement de texte utiliser pour rédiger ma thèse ?

A l'heure actuelle, deux logiciels occupent une place de choix dans le marché du traitement de texte.
La solution payante : Microsoft Office Word
Logiciel dit propriétaire dont l’utilisation est réglementée par Microsoft. Généralement livré avec les autres logiciels de la Suite Office (Excel, PowerPoint, et parfois d’autres comme Visio, OneNote, Publisher ou SilverLight), Word est un logiciel payant. Différentes versions existent : 2003, 2007, 2010, 2011 (pour MacOS) et 2013 (pour Windows) sont les plus récentes.
Son utilisation est assez intuitive, en tout cas pour les débutants, et pour la rédaction de textes courts. C’est un logiciel qui possède une interface WYSIWYG (what you see is what you get, ce que vous voyez est ce que vous obtenez), qui permet de visualiser en temps réel et à peu de choses près ce que donnera le texte une fois imprimé. Cependant, utiliser Word pour éditer des textes longs demande une certaine pratique : seules 10% des nombreuses fonctionnalités de cet éditeur sont réellement utilisées par ses usagers. Il arrive par ailleurs que, pour des raisons parfois difficiles à identifier, Word buggue (titre qui n’apparaît pas dans la table des matières, indentation non prise en compte etc.).
Word permet d’éditer des fichiers au format .doc ou .docx (format "natif" des fichiers Word, un des plus utilisés), mais aussi dans des formats qui facilitent les échanges et l’interopérabilité entre diffé-rents logiciels, tels que .rtf (Rich Text Format, un format non-propriétaire pris en charge par la totalité des logiciels, qui permet de préserver le contenu et quasiment toute la mise en forme du document), .txt (texte brut, qui perd la plupart des informations de mise en forme), .odt (OpenDocument, pour les versions postérieures à 2007) ou encore .html (pour créer des pages web). Il permet également d’exporter des fichiers au format .pdf (Portable Document Format, format non-propriétaire développé par Adobe, qui permet de figer une mise en forme, notamment pour un échange de fichiers sans perte de données).
Word peut également intégrer des macros et autres petits programmes conçus pour effectuer des actions de manière automatique.

Des séances de formation aux fonctions avancées de mise en forme pour la version 2010 de Word (sur PC) sont proposées par le SCD. Consultez le programme des formations et inscrivez-vous en ligne. Vous pouvez également télécharger notre tutoriel.
La solution gratuite : Open Office Writer et ses dérivés
Logiciel libre (dont l'utilisation, l'étude, la modification et la duplication en vue de sa diffusion sont permises, techniquement et légalement, afin de garantir certaines libertés induites, dont le contrôle du programme par l'utilisateur et la possibilité de partage entre individus) et gratuit, appartenant à la suite bureautique OpenOffice développée à l’origine par OpenOffice.org. Suite au rachat de la société par Oracle, une scission a eu lieu en son sein, et les logiciels aujourd’hui disponibles sont Apache Ope-nOffice Writer et LibreOffice Writer (soutenu par la Fondation pour le logiciel libre).
OpenOffice a été conçu dès le départ comme une alternative libre et gratuite à la suite bureautique de Microsoft. Il fonctionne avec les systèmes d’exploitation Windows, MacOS (NeoOffice) et Linux. Ses dernières versions datent de 2012 pour Apache OpenOffice, 2011 pour NeoOffice et 2013 pour LibreOffice.
Ses fonctionnalités sont très similaires à celles de Word, de même que son utilisation. Il s’agit égale-ment d’un logiciel avec interface WYSIWYG. Là encore, gérer des fichiers lourds et longs demande une certaine maîtrise, et les bugs ne sont pas inexistants.
OpenOffice et ses dérivés permettent d’éditer des documents au format .odt (OpenDocument, format natif mis au point par OpenOffice.org, mais non compatible avec les versions de Word antérieures à 2007), mais aussi d’autres formats favorisant les échanges et l’interopérabilité : .doc, .rtf, .txt, .html etc. Il permet aussi l’export des documents au format .pdf.
Vous pouvez également télécharger notre tutoriel dédié à la gestion des documents longs sous Open Office.
Au-delà du traitement de texte : LaTeX
LaTeX (prononcer Latek) est un logiciel gratuit, libre et opensource, à l’origine conçu pour fonctionner sou Linux mais qui fonctionne aussi bien sous Mac OS et Windows.
Contrairement aux logiciels présentés précédemment, dont l’interface WYSIWYG permet d’avoir im-médiatement sous les yeux une idée de ce que donnera le résultat à l’impression, LaTeX est un logiciel de type WYSIWYM (what you see is what you mean, ce que vous voyez est ce que vous voulez dire), qui sépare complètement le fond de votre texte (ceci est un titre, ceci est un paragraphe, ceci est une grande partie) de sa forme (je veux que les titres de partie soient en gras, et les titres de cha-pitre en italique). Sous LaTeX, tout se fait en lignes de commandes, avec une syntaxe semblable au HTML (balises). Par exemple, si vous voulez mettre une expression en italique, voici ce que vous devrez taper : \textit{une expression}.
Vous n’avez qu’à déclarer vos objets (ceci est un titre de paragraphe, ceci est une image, ceci est une liste, ceci est une annexe au format paysage etc.), et le programme se charge tout seul d’adapter sa mise en forme et sa mise en page de façon à obtenir le document le plus "ergonomique" possible. Ces fonctionnalités sont particulièrement appréciées des scientifiques, amenés à écrire des équations à la mise en page très particulière et précise, et des linguistes qui travaillent avec des caractères non-latins.
L’apprentissage de ces lignes de commande demande un petit temps d’adaptation, mais pas forcément beaucoup plus long que l’apprentissage des fonctionnalités avancées de Word ou OpenOffice. L’avantage de LaTeX sur ces logiciels plus intuitifs est sa gestion sans aucun bug de la mise en page de documents longs, justement du fait de la séparation forme/fond.
LaTeX enregistre le fichier de rendu et les fichiers sources dans différents documents, contrairement à des logiciels comme Word ou OpenOffice. C’est ce qui rend les bugs difficiles à identifier dans ces derniers. Si les fichiers-sources à partir desquels travaille LaTeX sont assez arides à consulter (lignes de commande), il est possible de produire des fichiers .pdf, .dvi ou .ps, qui vous permettront de "voir" le rendu de votre travail.
Pour peu qu’on choisisse de se pencher en détail sur les commandes dont on peut avoir besoin (justification des tableaux et des graphiques, gestion des équations, gestion des indexes etc.), LaTeX offre une diversité de commandes plus importante et plus stable que Word ou OpenOffice. Néanmoins, si vous n’avez pas besoin de gérer des documents longs et structurés ou à la mise en page délicate, peut-être n’aurez-vous pas besoin de vous y plonger.

Avec quoi gérer ma bibliographie ?

Quand on se lance dans plusieurs années de recherche, et qu’on finit par rédiger un document long, il est parfois difficile de se souvenir de tous les documents que l’on a consultés et de leurs données bibliographiques (dans la phase recherche), et de tous ceux que l’on a cités (dans la phase rédaction). Il est donc particulièrement utile de confier ces tâches à un logiciel, qui établira, triera et utilisera pour vous des listes de références bibliographiques, et mettra en œuvre le format de présentation que vous choisirez, en intégrant références et bibliographie dans votre logiciel de traitement de texte au lieu d’une saisie manuelle.

Zotero
Ce logiciel gratuit, libre et open source permet de gérer à la fois des données bibliographiques et des documents rattachés. Il fonctionne en étant intégré à un navigateur web (de préférence le navigateur libre et gratuit Firefox) ou tout seul ; peut être intégré à un logiciel de traitement de texte grâce à un plugin (Word, OpenOffice et ses dérivés) ; est compatible avec LaTeX ; et permet de conserver ses données dans un compte virtuel pour une synchronisation sur plusieurs ordinateurs. Il génère des fichiers comparables à des feuilles de style, qui décrivent l’affichage des références bibliographiques au format .csl (Citation Style Language).
Le SCD organise des formations à l’utilisation de Zotero.
Endnote
Ce logiciel assez similaire à Zotero est payant (95€) hors version d’essai. Il permet de gérer à la fois des données bibliographiques et des documents rattachés. Il fonctionne principalement tout seul, sur Windows et MacOS, mais peut être intégré à un navigateur web (dans sa version EndNote Web). Il peut être intégré à un logiciel de traitement de texte grâce à un plugin (Word, OpenOffice et ses dérivés). Il génère des fichiers comparables à des feuilles de style, qui décrivent l’affichage des références bibliographiques au format .ens.
BibTeX
Ce logiciel libre, gratuit et open source a été conçu pour les utilisateurs de LaTeX, et fonctionne sous Windows, MacOS et Linux. Il est presque toujours inclus dans les packages de téléchargement LaTeX. Il permet de générer dans LaTeX des bibliographies structurées et de gérer les notes et citations. La base de données est constituée en collectant les références des éléments au format BibTeX, disponible notamment chez les éditeurs de revues et bases de données scientifiques en sciences exactes (MedLine, WebOfScience etc.). Se constitue ainsi un fichier au format .bib, qui pourra être intégré dans le document LaTeX au moyen d’une commande spéciale, et se voir attribuer un style défini.
Il communique avec des logiciels de collecte de références comme Zotero.
Reference Manager
Ce logiciel est payant (à partir de 130€) hors version d’essai. Il offre moins de fonctionnalités que Zotero ou EndNotes, mais permet un partage des références entre un grand nombre d’utilisateurs, avec des fonctionnalités avancées (accès en écriture seule, accès à la modification de certaines références uniquement etc.). Il peut être intégré à Word uniquement.
RefWorks
Ce logiciel est payant (à partir de 100 US$) hors version d’essai. Il offre moins de fonctionnalités que Zotero ou EndNotes, mais est en lien avec d’autres produits développés par son producteur ProQuest LLC, comme RefAware ou Author Resolver). Il fonctionne exclusivement en tant que plugin de navigateurs web, et ne peut exercer toutes ses fonctionnalités qu’avec Firefox et Internet Explorer.
Citavi
Ce logiciel propriétaire développé en Suisse et plutôt utilisé dans les pays germaniques assure la gestion de données bibliographiques et de documents, mais aussi la planification de tâches. Il peut fonctionner seul (sur Windows ou MacOS) ou en lien avec un navigateur web, et peut être intégré à Word ou OpenOffice. Il est également partiellement compatible avec BibTeX pour LaTeX.
CiteULike
Cette application gratuite de gestion des références bibliographiques est entièrement basée sur le web. Elle permet une alimentation et une gestion collaborative d’une base de données bibliographiques davantage que la récupération de données sur des bases constituées comme des catalogues de bibliothèques. Les références peuvent ensuite être exportées dans un autre logiciel de gestion bibliographique plus performant comme EndNote ou BibTex.

Comment convertir un document texte au format PDF ?

Avec Microsoft Office Word
Pour Microsoft Office 2010, pas besoin de plug-in, il suffit de cliquer sur "Fichier", puis sur "Enregistrer sous" et enfin sélectionner "PDF" dans les différents types proposés
  • Pour Microsoft Office Word 2007, il est nécessaire d’installer un plug-in qui permettra d’enregistrer un fichier au format PDF (en cliquant dans le document sur "Fichier" puis sur "Enregistrer sous" et enfin en sélectionnant "PDF ou XPS").
  • Pour toute autre version de Microsoft Office, téléchargez le logiciel PDF Creator qui permettra de convertir votre document en fichier PDF :
    • Télécharger et installer PDF Creator
    • Dans le document cliquer sur "Fichier" puis sur "Imprimer"
    • Sélectionner "PDF Creator" parmi les imprimantes
    • Cliquer sur "Ok"
    • Sélectionner l’emplacement du futur fichier PDF
    • Cliquer sur "Enregistrer", le document sera alors converti en fichier PDF  qui sera lisible si AdobeReader a été installé au préalable.
  • Sur Mac, cliquer sur "Fichier", puis sur "Enregistrer sous", et choisissez PDF dans le menu déroulant "Format". Cliquez sur "Enregistrer".
Avec OpenOffice et ses dérivés
Sur PC et sur Mac : il suffit de cliquer sur "Fichier" puis sur "Exporter au format PDF" pour obtenir une version PDF de votre document. Cela nécessite bien sûr d’avoir installé AdobeReader (gratuit) sur votre poste.

Retour en haut de page

Comment générer un fichier ePub ?

Le format ePub (pour electronic publications) est un format ouvert standardisé utilisé pour les livres électroniques (ebooks). Il englobe le standard OpenBooks et vise notamment à faciliter l’échange des fichiers, en les rendant adaptables à de nombreux supports de lecture.
Ce format peut vous être utile si vous souhaitez faire en sorte que vos travaux longs soient lisibles sur des appareils de type tablettes ou liseuses.
Pour créer un fichier ePub à partir d’un fichier Word et grâce au logiciel Calibre, consultez le tutoriel réalisé par Thierry Crouzet et disponible ici.

Retour en haut de page

Comment fractionner un document PDF ? Fusionner plusieurs fichiers PDF ?

Le logiciel gratuit PDF SAM ("PDF Split And Merge") permet de fusionner plusieurs fichiers PDF en un seul ou au contraire de fractionner un fichier PDF en plusieurs.

Téléchargez PDF SAM en anglais (gratuit)

Retour en haut de page

Sous quels formats puis-je joindre à ma thèse des fichiers audio ou vidéo ?

Dans le cadre du dépôt légal des thèses, le doctorant est dans l’obligation de fournir au moins un exemplaire de sa thèse à son établissement de soutenance (ou en l’occurrence au service de l’établissement en question qui est chargé de sa documentation). Si votre thèse comporte des fichiers audio et vidéo et que ceux-ci faisaient partie de la version transmise à votre jury de soutenance, vous devez donc les transmettre à la Bibliothèque universitaire au moment du dépôt de votre thèse avant la soutenance.
Par ailleurs, une politique nationale d’archivage numérique pérenne des fichiers de thèse a été définie à l’échelle nationale. C’est le CINES (Centre informatique national de l’Enseignement supérieur) qui se charge de veiller à ce que les documents restent toujours lisibles à long terme, en réalisant notamment les opérations de conversion nécessaires pour que les fichiers restent lisibles malgré l’évolution rapide du matériel et des logiciels qui permettent de les lire.
La Bibliothèque de Paris-Ouest transmet donc au Cines tous les fichiers liés aux thèses qui lui sont déposées sous forme électronique, parmi lesquels les éventuels fichiers audio et vidéo, pour assurer leur archivage pérenne.
Or, tous les formats de fichiers audio et vidéo ne sont pas pris en charge par le Cines pour un archivage pérenne. La liste restrictive des formats acceptés est disponible sur le site du Cines. Il vous revient donc de veiller à ce que les fichiers que vous remettez à la BU lors du dépôt de votre thèse soient dans un format mentionné dans cette liste.

De plus, les fichiers que vous fournissez doivent être conformes et valides en pratique (l’extension du fichier ne suffit pas à garantir sa compatibilité avec les systèmes du Cines). Cette dernière condition se vérifie sur cette page de test FACILE, mise en place par le Cines. Sélectionnez votre format, puis votre fichier, et faites le test.

Si les fichiers audio et vidéo qui accompagnent votre thèse ne sont pas dans un des formats figurant dans la liste, il sera nécessaire de les convertir. Si vous n’avez pas le matériel nécessaire, vous trouverez sur internet un certain nombre de logiciels et applications vous permettant de le faire gratuitement.
Concernant les fichiers audio, la Bibliothèque peut dans certains cas vous aider à réaliser cette conversion. En revanche, nous ne disposons pas des logiciels et de l’expertise nécessaire pour vous aider à convertir les fichiers vidéo.

Comme pour n’importe quelle partie de votre thèse, vous pouvez choisir de ne pas diffuser vos fichiers audio et vidéo. Dans ce cas, lorsque vous remplissez votre contrat de diffusion, choisissez d’établir une "version de diffusion" de votre thèse, distincte de la version d’archivage. Les fichiers seront néanmoins envoyés au Cines pour archivage pérenne.

Retour en haut de page

Mis à jour le 27 mars 2015